Pejabat Pendaftar dipimpin oleh Pegawai Tadbir Diplomatik dan mempunyai sembilan (9) unit yang terdiri daripada:-
SEKSYEN PENGURUSAN PROGRAM
Seksyen Pengurusan Program
- Menguruskan dan menyelaraskan proses permohonan, kemasukan dan data peserta program NPQEL dan program khas
- Menguruskan mesyuarat penyelarasan berkaitan program NPQEL dan program khas
- Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Peperiksaan dan Pentaksiran Institut Aminuddin Baki (IAB) dan Mesyuarat Lembaga Pengajian Institut Aminuddin Baki (IAB)
- Mentadbir Sistem Modul Penggantian Pemimpin Sekolah (MPPS) NPQEL
- Menguruskan Majlis Komensmen IAB
- Menyediakan Takwim tahunan dan menyelaras program IAB bagi tahun semasa
- Mendaftar kursus baharu yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengajian IAB (Pukal Latihan)
- Melaporkan pencapaian pensyarah dan pencapaian program
- Menyelaras borang tempahan penggunaan premis bagi program dalaman dan agensi luar
- Menguruskan penyediaan sijil kepada semua peserta kursus
- Menguruskan program pembangunan staf gunasama
- Mentadbir Sistem INSYST (Modul Pengurusan Latihan)
- Menyelaras penggunaan bilik asrama, kebersihan dan keselamatan di asrama
- Memantau penyediaan sajian
- Melaksanakan pendaftaran asrama
Unit Penyelaras NPQEL & Program Khas
- Menguruskan dan menyelaraskan proses permohonan peserta program NPQEL dan program khas
- Menguruskan dan menyelaraskan proses kemasukan peserta program NPQEL dan program khas
- Menguruskan kes-kes khas peserta program NPQEL dan program khas
- Menyediakan laporan data permohonan, peserta serta graduan program NPQEL dan program khas
- Menguruskan mesyuarat penyelarasan berkaitan program NPQEL dan program khas
- Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Peperiksaan dan Pentaskiran IAB
- Mengurusetiakan Mesyuarat Lembaga Pengajian IAB
- Mentadbir Sistem Modul Penggantian Pemimpin Sekolah (MPPS) NPQEL
- Menguruskan Majlis Komensmen IAB
Unit Penyelaras Program
- Menyediakan Takwim tahunan program IAB
- Menyelaras program IAB bagi tahun semasa
- Mendaftar kursus baharu yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengajian IAB (Pukal Latihan)
- Melaporkan pencapaian pensyarah dan pencapaian program
- Menyelaras borang tempahan penggunaan premis bagi program dalaman dan agensi luar
- Menguruskan penyediaan sijil kepada semua peserta kursus
- Menguruskan program pembangunan staf gunasama
- Mentadbir Sistem INSYST (Modul Pengurusan Latihan)
Unit Pengurusan Inapan
- Menyelaras penggunaan bilik asrama
- Memantau kebersihan, keselamatan dan kemudahan penginapan
- Memantau penyediaan sajian
- Melaksanakan pendaftaran asrama yang lancar
SEKSYEN KEWANGAN DAN AKAUN
Seksyen Kewangan dan Akaun
- Menyediakan dan menyelaras Anggaran Belanja mengurus dan pembangunan.
- Menyediakan dan menyelaras belanjawan dan peruntukan kewangan untuk IAB induk dan cawangan-cawangan
- Pengurusan dan pembayaran emolumen
- Menguruskan terimaan hasil dan pengurusan akaun amanah
- Memproses semua baucer bayaran yang melibatkan peruntukan belanja mengurus dan pembangunan
- Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dan tahunan mengikut vot IABdan semua cawangan serta membuat penyesuaian sebelum perbelanjaan bulanan
- Menguruskan semua permohonan perolehan sama ada secara kaedah pembelian terus, sebutharga dan tender
- Menguruskan kontrak perjanjian antara kerajaan dan syarikat yang telah dilantik
Unit Kewangan
- Memproses baucer bayaran tuntutan perjalanan untuk pegawai IAB dan peserta kursus
- Memproses baucer bayaran tuntutan dan elaun, bayaran bekalan dan perkhidmatan kepada pembekal
- Memproses waran udara pukal tiket kapal terbang dan menyelenggara laporan bulanan akaun pukal sedia ada.
- Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dan tahunan mengikut vot IAB dan semua cawangan dan membuat penyesuaian sebelum perbelanjaan bulanan.
- Lawatan naziran kewangan di IAB Cawangan
- Urusetia bagi mesyuarat JPKA peringakat IAB untuk setiap suku tahun.
- Urusetia bagi mesyuarat JPKA peringakat IAB untuk setiap suku tahun.
Unit Akaun
- Menyediakan anggaran belanja mengurus dan pembangunan
- Menyediakan dan menyelaras belanjawan untuk IAB Induk dan cawangan-cawangan
- Menyelaras pengagihan peruntukan kewangan untuk IAB Induk dan cawangan-cawangan
- Menguruskan terimaan hasil dan bukan hasil
- Pengurusan akaun amanah
- Memproses gaji dan emolumen pegawai dan staf IAB
- Pengurusan dan Pembayaran Emolumen
Unit Pengurusan Perolehan
- Menguruskan permohonan perolehan secara kaedah perolehan terus, sebutharga dan tender
- Menguruskan permohonan pesanan tempatan secara dalam talian atau luar talian menggunakan sistem e-perolehan
- Menguruskan kontrak perjanjian antara kerajaan dan syarikat yang telah dilantik
- Memantau dan menyelia proses perolehan di IAB Cawangan bagi memastikan kaedah perolehan kerajaan dipatuhi
- Mengurus dan memantau kontrak bekalan, perkhidmatan dan kerja yang sedang dilaksanakan.
- Menguruskan dan menyelaras maklumat tender IAB induk dan cawangan untuk dipanjang kepada kementerian
- Menguruskan permohonan pakej latihan dari pegawai
SEKSYEN KHIDMAT PENGURUSAN
Seksyen Khidmat Pengurusan
- Menguruskan urusan tatatertib warga IAB
- Ahli Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia IAB
- Urus Setia Majlis Persaraan IAB
- Urus Setia Mesyuarat PSM
- Urus setia Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang IAB
- Urus Setia Pengambilan Pensyarah Baharu IAB
- Melaksanakan Mesyuarat Pagi
- Menyediakan Minit Mesyuarat Pengurusan
- Melaksanakan Mesyuarat MBJ Jabatan
- Menyediakan garispanduan dan peraturan pentadbiran dalaman
- Menyelaras dokumen ISO yang berkaitan dengan pentadbiran dan perkhidmatan
Unit Pentadbiran & Khidmat Sokongan
- Melaksanakan Keurusetiaan Mesyuarat
- Membantu melaksanakan sambutan/program yang dianjurkan
- Pengurusan mel
- Sistem fail dan rekod
- Pelupusan rekod
- Pengurusan Kenderaan
- Merancang dan mengurus kemudahan-kemudahan pejabat
- Menguruskan dan memantau pelaksanaan kontrak sewaan peralatan dan kemudahan pejabat
- Memantau perkhidmatan kawalan keselamatan
- Memantau perkhidmatan kebersihan kawasan
- Urusan kenderaan jabatan
- Membantu dan menguruskan pelaksanaan program anugerah kualiti yang ditentukan
- Menguruskan risiko kehilangan, kebakaran, kemalangan dan bencana alam
- Menguruskan tempahan makan dan minum mesyuarat / program menggunakan peruntukan pukal.
- Memantau prestasi kehadiran
Unit Pengurusan Sumber Manusia
- Mengurus dan mengelola hal ehwal perkhidmatan dan data perjawatan IAB mengikut waran terkini
- Menguruskan laporan perubahan personel IAB dalam eProfile, ePangkat dan ePrestasi
- Merekodkan, menyelenggara buku perkhidmatan
- Merekodkan fail peribadi dan rekod perkhidmatan
- Menguruskan permohonan luar negara, lawatan secara rasmi, lawatan persendirian dan insurans
- Menguruskan pengisian jawatan, pengambilan pensyarah baharu, pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pertukaran dan persaraan
- Mengurus dan mentadbir sistem Hrmis IAB
- Mengemaskini data di dalam Hrmis, JD, LNPT, Rekod Peribadi dan semua Modul di dalam Hrmis
- Urus setia PBPPP dan mengemaskini data PYD dan penetapan PP1 dan PP2 di dalam PBPPP
- Mengemaskini data LNPT warga IAB, pergerakan gaji tahunan dan penerima APC
- Menguruskan urusan kenaikan pangkat TBBK, Pemangkuan dan lain-lain laluan kerjaya
- Mengemaskini Carta Organisasi, Carta Fungsi dan Carta Operasi IAB
- Mengurus dan merekodkan urusan pinjaman perumahan, pinjaman dengan pihak kerajaan, permohonan alat kumunikasi mudah alih, tuntutan bayaran elaun baju panas dan pakaian istiadat serta lain-lain urusan yang perlu dicatat di dalam buku rekod perkhidmatan
SEKSYEN PENGURUSAN ASET & PEMBANGUNAN
Seksyen Pengurusan Aset & Pembangunan
- Menyelia dan mengurus hal ehwal di dalam pengurusan aset kerajaan mengikut arahan 1PP
- Mengurusetia mesyuarat JKPAK dan JTPK peringkat IAB serta menyelia pelaksanaan mesyuarat JKPAK dan JTPK di peringkat cawangan
- Mengurus rancangan pembangunan IAB (RMK)
- Mengurus penyediaan bajet bagi peruntukan pembangunan, perolehan aset, perolehan stok, penyelenggaraan dan perolehan alat-alat ganti
- Melaksanakan kerja-kerja pemantauan berkaitan hal pengurusan aset, stor dan pembangunan di seluruh IAB
Unit Pengurusan Aset dan Stor
- Merancang, mengurus dan melaksanakan pengurusan aset secara teratur, cekap dan berkesan yang meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan serta Kehilangan dan Hapus Kira.
- Merancang, mengurus dan melaksanakan pengurusan stor secara teratur, cekap, mencukupi dan berkualiti.
- Menyelaras Sistem Pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor dalam Sistem Lantikan Pegawai Aset (SLPA).
- Menyelaras Sistem Maklumat dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS).
- Melaksanakan kerja-kerja pengurusan stor, pelupusan dan yang berkaitan.
Unit Pembangunan
- Merancang, menyelaras dan pemantauan projek pembangunan IAB bagi rancangan pembangunan 5 tahun (RMK).
- Merancang dan menyelaras penyediaan bajet pembangunan dan penyelengaraan tahunan serta memantau prestasi perbelanjaan.
- Merancang, menyelaras, dan memantau perkhidmatan penyelenggaraan bagi semua bangunan di bawah tanggungjawab IAB.
- Menyelaras sistem maklumat dalam Sistem Pemantauan Projek (SPP II)
- Menyelaras sistem maklumat dalam Sistem Myspata untuk Aset Tak Alih
- Menyelaras data kuarters di bawah tanggungjawab IAB.
UNIT PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
- Focal point IAB dengan Bahagian KPM, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD), Agensi Kerajaan dan Swasta.
- Menyelaras dan mengurus maklum balas dan aduan pelanggan IAB.
- Menyelaras dan mengurus aktiviti promosi serta publisiti program-program rasmi IAB secara meluas.
- Mengurus hal ehwal berkaitan perkhidmatan pelanggan termasuk perkhidmatan panggilan telefon, perkhidmatan layanan kaunter pelanggan dan meja bantuan (helpdesk)
- Mengurus hal ehwal berkaitan pengemaskinian laman portal IAB.
- Mengurus hal ehwal berkaitan media dan media massa.
E-mel : pejpendaftar[@]iab.moe.gov.my