Pejabat Pendaftar dipimpin oleh Pegawai Tadbir Diplomatik dan mempunyai sembilan (9) unit yang terdiri daripada:- SEKSYEN PENGURUSAN PROGRAM SEKSYEN PENGURUSAN PROGRAM Seksyen Pengurusan Program Menguruskan dan menyelaraskan proses permohonan, kemasukan dan data peserta program NPQEL dan program khas Menguruskan mesyuarat penyelarasan berkaitan program NPQEL dan program khas Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Peperiksaan dan Pentaksiran Institut Aminuddin Baki (IAB) dan Mesyuarat Lembaga Pengajian Institut Aminuddin Baki (IAB) Mentadbir Sistem Modul Penggantian Pemimpin Sekolah (MPPS) NPQEL Menguruskan Majlis Komensmen IAB Menyediakan Takwim tahunan dan menyelaras program IAB bagi tahun semasa Mendaftar kursus baharu yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengajian IAB (Pukal Latihan) Melaporkan pencapaian pensyarah dan pencapaian program Menyelaras borang tempahan penggunaan premis bagi program dalaman dan agensi luar Menguruskan penyediaan sijil kepada semua peserta kursus Menguruskan program pembangunan staf gunasama Mentadbir Sistem INSYST (Modul Pengurusan Latihan) Menyelaras penggunaan bilik asrama, kebersihan dan keselamatan di asrama Memantau penyediaan sajian Melaksanakan pendaftaran asrama Unit Penyelaras NPQEL & Program Khas Menguruskan dan menyelaraskan proses permohonan peserta program NPQEL dan program khas Menguruskan dan menyelaraskan proses kemasukan peserta program NPQEL dan program khas Menguruskan kes-kes khas peserta program NPQEL dan program khas Menyediakan laporan data permohonan, peserta serta graduan program NPQEL dan program khas Menguruskan mesyuarat penyelarasan berkaitan program NPQEL dan program khas Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Peperiksaan dan Pentaskiran IAB Mengurusetiakan Mesyuarat Lembaga Pengajian IAB Mentadbir Sistem Modul Penggantian Pemimpin Sekolah (MPPS) NPQEL Menguruskan Majlis Komensmen IAB Unit Penyelaras Program Menyediakan Takwim tahunan program IAB Menyelaras program IAB bagi tahun semasa Mendaftar kursus baharu yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengajian IAB (Pukal Latihan) Melaporkan pencapaian pensyarah dan pencapaian program Menyelaras borang tempahan penggunaan premis bagi program dalaman dan agensi luar Menguruskan penyediaan sijil kepada semua peserta kursus Menguruskan program pembangunan staf gunasama Mentadbir Sistem INSYST (Modul Pengurusan Latihan) Unit Pengurusan Inapan Menyelaras penggunaan bilik asrama Memantau kebersihan, keselamatan dan kemudahan penginapan Memantau penyediaan sajian Melaksanakan pendaftaran asrama yang lancar SEKSYEN KEWANGAN DAN AKAUN SEKSYEN KEWANGAN DAN AKAUN Seksyen Kewangan dan Akaun Menyediakan dan menyelaras Anggaran Belanja mengurus dan pembangunan. Menyediakan dan menyelaras belanjawan dan peruntukan kewangan untuk IAB induk dan cawangan-cawangan Pengurusan dan pembayaran emolumen Menguruskan terimaan hasil dan pengurusan akaun amanah Memproses semua baucer bayaran yang melibatkan peruntukan belanja mengurus dan pembangunan Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dan tahunan mengikut vot IABdan semua cawangan serta membuat penyesuaian sebelum perbelanjaan bulanan Menguruskan semua permohonan perolehan sama ada secara kaedah pembelian terus, sebutharga dan tender Menguruskan kontrak perjanjian antara kerajaan dan syarikat yang telah dilantik Unit Kewangan Memproses baucer bayaran tuntutan perjalanan untuk pegawai IAB dan peserta kursus Memproses baucer bayaran tuntutan dan elaun, bayaran bekalan dan perkhidmatan kepada pembekal Memproses waran udara pukal tiket kapal terbang dan menyelenggara laporan bulanan akaun pukal sedia ada. Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dan tahunan mengikut vot IAB dan semua cawangan dan membuat penyesuaian sebelum perbelanjaan bulanan. Lawatan naziran kewangan di IAB Cawangan Urusetia bagi mesyuarat JPKA peringakat IAB untuk setiap suku tahun. Urusetia bagi mesyuarat JPKA peringakat IAB untuk setiap suku tahun. Unit Akaun Menyediakan anggaran belanja mengurus dan pembangunan Menyediakan dan menyelaras belanjawan untuk IAB Induk dan cawangan-cawangan Menyelaras pengagihan peruntukan kewangan untuk IAB Induk dan cawangan-cawangan Menguruskan terimaan hasil dan bukan hasil Pengurusan akaun amanah Memproses gaji dan emolumen pegawai dan staf IAB Pengurusan dan Pembayaran Emolumen Unit Pengurusan Perolehan Menguruskan permohonan perolehan secara kaedah perolehan terus, sebutharga dan tender Menguruskan permohonan pesanan tempatan secara dalam talian atau luar talian menggunakan sistem e-perolehan Menguruskan kontrak perjanjian antara kerajaan dan syarikat yang telah dilantik Memantau dan menyelia proses perolehan di IAB Cawangan bagi memastikan kaedah perolehan kerajaan dipatuhi Mengurus dan memantau kontrak bekalan, perkhidmatan dan kerja yang sedang dilaksanakan. Menguruskan dan menyelaras maklumat tender IAB induk dan cawangan untuk dipanjang kepada kementerian Menguruskan permohonan pakej latihan dari pegawai SEKSYEN KHIDMAT PENGURUSAN SEKSYEN KHIDMAT PENGURUSAN Seksyen Khidmat Pengurusan Menguruskan urusan tatatertib warga IAB Ahli Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia IAB Urus Setia Majlis Persaraan IAB Urus Setia Mesyuarat PSM Urus setia Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang IAB Urus Setia Pengambilan Pensyarah Baharu IAB Melaksanakan Mesyuarat Pagi Menyediakan Minit Mesyuarat Pengurusan Melaksanakan Mesyuarat MBJ Jabatan Menyediakan garispanduan dan peraturan pentadbiran dalaman Menyelaras dokumen ISO yang berkaitan dengan pentadbiran dan perkhidmatan Unit Pentadbiran & Khidmat Sokongan Melaksanakan Keurusetiaan Mesyuarat Membantu melaksanakan sambutan/program yang dianjurkan Pengurusan mel Sistem fail dan rekod Pelupusan rekod Pengurusan Kenderaan Merancang dan mengurus kemudahan-kemudahan pejabat Menguruskan dan memantau pelaksanaan kontrak sewaan peralatan dan kemudahan pejabat Memantau perkhidmatan kawalan keselamatan Memantau perkhidmatan kebersihan kawasan Urusan kenderaan jabatan Membantu dan menguruskan pelaksanaan program anugerah kualiti yang ditentukan Menguruskan risiko kehilangan, kebakaran, kemalangan dan bencana alam Menguruskan tempahan makan dan minum mesyuarat / program menggunakan peruntukan pukal. Memantau prestasi kehadiran Unit Pengurusan Sumber Manusia Mengurus dan mengelola hal ehwal perkhidmatan dan data perjawatan IAB mengikut waran terkini Menguruskan laporan perubahan personel IAB dalam eProfile, ePangkat dan ePrestasi Merekodkan, menyelenggara buku perkhidmatan Merekodkan fail peribadi dan rekod perkhidmatan Menguruskan permohonan luar negara, lawatan secara rasmi, lawatan persendirian dan insurans Menguruskan pengisian jawatan, pengambilan pensyarah baharu, pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pertukaran dan persaraan Mengurus dan mentadbir sistem Hrmis IAB Mengemaskini data di dalam Hrmis, JD, LNPT, Rekod Peribadi dan semua Modul di dalam Hrmis Urus setia PBPPP dan mengemaskini data PYD dan penetapan PP1 dan PP2 di dalam PBPPP Mengemaskini data LNPT warga IAB, pergerakan gaji tahunan dan penerima APC Menguruskan urusan kenaikan pangkat TBBK, Pemangkuan dan lain-lain laluan kerjaya Mengemaskini Carta Organisasi, Carta Fungsi dan Carta Operasi IAB Mengurus dan merekodkan urusan pinjaman perumahan, pinjaman dengan pihak kerajaan, permohonan alat kumunikasi mudah alih, tuntutan bayaran elaun baju panas dan pakaian istiadat serta lain-lain urusan yang perlu dicatat di dalam buku rekod perkhidmatan SEKSYEN PENGURUSAN ASET & PEMBANGUNAN SEKSYEN PENGURUSAN ASET & PEMBANGUNAN Seksyen Pengurusan Aset & Pembangunan Menyelia dan mengurus hal ehwal di dalam pengurusan aset kerajaan mengikut arahan 1PP Mengurusetia mesyuarat JKPAK dan JTPK peringkat IAB serta menyelia pelaksanaan mesyuarat JKPAK dan JTPK di peringkat cawangan Mengurus rancangan pembangunan IAB (RMK) Mengurus penyediaan bajet bagi peruntukan pembangunan, perolehan aset, perolehan stok, penyelenggaraan dan perolehan alat-alat ganti Melaksanakan kerja-kerja pemantauan berkaitan hal pengurusan aset, stor dan pembangunan di seluruh IAB Unit Pengurusan Aset dan Stor Merancang, mengurus dan melaksanakan pengurusan aset secara teratur, cekap dan berkesan yang meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan serta Kehilangan dan Hapus Kira. Merancang, mengurus dan melaksanakan pengurusan stor secara teratur, cekap, mencukupi dan berkualiti. Menyelaras Sistem Pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor dalam Sistem Lantikan Pegawai Aset (SLPA). Menyelaras Sistem Maklumat dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS). Melaksanakan kerja-kerja pengurusan stor, pelupusan dan yang berkaitan. Unit Pembangunan Merancang, menyelaras dan pemantauan projek pembangunan IAB bagi rancangan pembangunan 5 tahun (RMK). Merancang dan menyelaras penyediaan bajet pembangunan dan penyelengaraan tahunan serta memantau prestasi perbelanjaan. Merancang, menyelaras, dan memantau perkhidmatan penyelenggaraan bagi semua bangunan di bawah tanggungjawab IAB. Menyelaras sistem maklumat dalam Sistem Pemantauan Projek (SPP II) Menyelaras sistem maklumat dalam Sistem Myspata untuk Aset Tak Alih Menyelaras data kuarters di bawah tanggungjawab IAB. UNIT PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN UNIT PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Focal point IAB dengan Bahagian KPM, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD), Agensi Kerajaan dan Swasta. Menyelaras dan mengurus maklum balas dan aduan pelanggan IAB. Menyelaras dan mengurus aktiviti promosi serta publisiti program-program rasmi IAB secara meluas. Mengurus hal ehwal berkaitan perkhidmatan pelanggan termasuk perkhidmatan panggilan telefon, perkhidmatan layanan kaunter pelanggan dan meja bantuan (helpdesk) Mengurus hal ehwal berkaitan pengemaskinian laman portal IAB. Mengurus hal ehwal berkaitan media dan media massa. E-mel : pejpendaftar[@]iab.moe.gov.my
Portal Rasmi Institut Aminuddin Baki
Portal Rasmi
Portal Rasmi Institut Aminuddin Baki
Portal Rasmi